ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) คืออะไร? ถูกกฎหมายหรือไม่?

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) คืออะไร? ถูกกฎหมายหรือไม่?
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) คืออะไร? ใช้เซ็นเอกสารสำคัญจะถูกกฎหมายหรือไม่?
ในยุคที่การทำงานแบบ Remote Working และการทำธุรกรรมออนไลน์กลายเป็นเรื่องปกติ การลงนามในเอกสารกลับกลายเป็นคอขวดที่ทำให้ธุรกิจต้องสะดุด "ทำไมเราต้องพิมพ์สัญญาออกมาเซ็น แล้วสแกนส่งกลับไป?" คำถามนี้คือจุดเริ่มต้นที่ทำให้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (e-Signature) เข้ามามีบทบาทสำคัญและกลายเป็นเครื่องมือที่ขาดไม่ได้สำหรับธุรกิจยุคใหม่


แต่หลายคนก็ยังคงมีคำถามคาใจว่า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไรกันแน่? แค่เป็นการนำรูปภาพลายเซ็นมาแปะบนไฟล์ PDF หรือไม่? และที่สำคัญที่สุดคือ การใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลผูกพันทางกฎหมายจริงหรือ? บทความนี้ i-BOX By Netbay จะพาคุณไปไขทุกข้อสงสัย เพื่อให้คุณใช้งาน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้อย่างมั่นใจและเต็มประสิทธิภาพ
 
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คืออะไร?
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือ ข้อมูลในรูปแบบดิจิทัล (อาจจะเป็นตัวอักษร, อักขระ, ตัวเลข, สัญลักษณ์ หรือเสียง) ที่ถูกสร้างขึ้นเพื่อระบุตัวตนของเจ้าของลายเซ็น และแสดงเจตนาในการยอมรับข้อความในเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นๆ ซึ่งแตกต่างจากการนำ "รูปภาพ" ลายเซ็นมาวางบนเอกสารอย่างสิ้นเชิง เพราะ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่สมบูรณ์จะต้องมีวิธีการทางเทคนิคที่สามารถตรวจสอบย้อนกลับไปยังผู้ลงนามได้


หากจะเปรียบเทียบง่าย ๆ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ก็คือการ "ลงนาม" ในโลกดิจิทัล ที่มีเทคโนโลยีเข้ามาช่วยยืนยันว่า "ใคร" เป็นคนเซ็น และเอกสารนั้น "ไม่ถูกเปลี่ยนแปลง" หลังจากที่มีการลงนามไปแล้ว
 
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มีกฏหมายรองรับหรือไม่?
นี่คือคำถามที่สำคัญที่สุด และคำตอบคือ "ใช่, ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ กฏหมายรองรับอย่างสมบูรณ์"

ตามพระราชบัญญัติว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 (และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม) ได้ให้การรับรองสถานะทางกฎหมายของ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ให้มีผลเช่นเดียวกับการลงลายมือชื่อบนกระดาษ โดยมีเงื่อนไขสำคัญ 3 ประการคือ
สามารถระบุตัวเจ้าของลายเซ็นได้ (Identification) : ต้องสามารถเชื่อมโยงกลับไปได้ว่าเป็น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ของใคร
แสดงเจตนาการยอมรับข้อความ (Intention) : ต้องบ่งชี้ได้ว่าเจ้าของลายเซ็นมีเจตนายอมรับข้อตกลงในเอกสารนั้น ๆ
ใช้วิธีการที่น่าเชื่อถือ (Reliability) : ต้องสร้างขึ้นด้วยวิธีการที่มั่นคงปลอดภัย สามารถตรวจจับการเปลี่ยนแปลงของลายเซ็นและข้อความในเอกสารได้


ดังนั้น การใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านแพลตฟอร์มที่น่าเชื่อถือจึงมีผลผูกพันทางกฎหมาย ป้องกันช่องโหว่การพิสูจน์ตัวตนกรณีมีข้อพิพาทเกิดขึ้น โดย ใช้ในการทำสัญญา, ข้อตกลง, การลงนามกับคู่ค้า, การยืนยันตัวตนผู้ลงนามหรือเอกสารสำคัญอื่น ๆ ได้อย่างแน่นอน
 
ตอบข้อสงสัยแล้วการทำ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทํายังไง?
การสร้าง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทํายังไง ให้ถูกต้องและปลอดภัยนั้นไม่ได้ซับซ้อนเลย โดยเฉพาะเมื่อใช้แพลตฟอร์มที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ ซึ่งมักจะมีขั้นตอนง่ายๆ ดังนี้
อัปโหลดเอกสาร: นำไฟล์เอกสารที่ต้องการลงนาม อัปโหลดเข้าสู่ระบบ
ระบุตำแหน่งและลงนาม: ลาก ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณไปวางในตำแหน่งที่ต้องการบนเอกสาร พร้อมรองรับการลงชื่อ, ตำแหน่ง , ตรายางบริษัท และ Time Stamp ระบุเวลาลงลายเซ็น 
ส่งลงนาม: ระบุอีเมลของผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อให้พวกเขาเข้ามาลงนามในเอกสารฉบับเดียวกัน 
สร้างลายเซ็น: ระบบจะให้คุณสร้าง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ได้หลายวิธี เช่น พิมพ์ชื่อ, วาดลายเซ็นด้วยเมาส์หรือนิ้ว, หรืออัปโหลดรูปลายเซ็น
รับเอกสารฉบับสมบูรณ์: เมื่อทุกคนลงนามครบถ้วน ระบบจะส่งเอกสารฉบับสมบูรณ์ที่มี Audit Trail (บันทึกการทำธุรกรรม) กลับมาให้ทุกฝ่าย

[H3] ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ สามารถใช้กับ e-Tax ได้หรือไม่ ? 
เมื่อพูดถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หลายคนอาจนึกถึงระบบ e-Tax (ออกใบกำกับภาษีออนไลน์) ของกรมสรรพากร ซึ่งต้องทำความเข้าใจว่า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้ในระบบ e-Tax นั้นเป็นรูปแบบที่มีความปลอดภัยสูงสุดที่เรียกว่า "ลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature)" ซึ่งต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Certificate) จากผู้ให้บริการที่ได้รับรอง (CA) เท่านั้น


ในขณะที่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทั่วไป เหมาะสำหรับการเซ็นสัญญา, อนุมัติเอกสารภายในหรือข้อตกลงทางการค้าต่าง ๆ ซึ่งครอบคลุมการใช้งานในธุรกิจที่กว้างกว่ามาก
 
สิ่งที่ต้องรู้ก่อนเริ่มใช้โปรแกรม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ กับธุรกิจของคุณ
แม้ว่า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ จะมอบความสะดวกและรวดเร็วในการทำงาน แต่การใช้งานอย่างถูกต้องและปลอดภัยคือหัวใจสำคัญ เพื่อให้ทุกการลงนามของคุณน่าเชื่อถือและมีผลทางกฎหมายสูงสุด และนี่คือสิ่งที่ต้องรู้ก่อนเริ่มใช้โปรแกรม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ กับธุรกิจของคุณ
1. ควรเลือกใช้แพลตฟอร์มที่ได้มาตรฐานและน่าเชื่อถือ
นี่คือข้อที่สำคัญที่สุด ไม่ใช่ทุกโปรแกรมจะสร้าง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีผลทางกฎหมายได้ การใช้โปรแกรมเซ็นเอกสารทั่วไปที่หาได้ตาม Google หรือโปรแกรมแก้ไขเอกสารทั่วไปเพื่อ "แปะรูป" ลายเซ็น ไม่ถือเป็นวิธีการที่น่าเชื่อถือ เพราะไม่สามารถพิสูจน์ตัวตนและป้องกันการเปลี่ยนแปลงของเอกสารได้ ควรเลือกใช้บริการจากผู้ให้บริการ (Service Provider) ที่ออกแบบมาเพื่อการนี้โดยเฉพาะ ซึ่งมีระบบรักษาความปลอดภัยและสอดคล้องกับ พ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
2. รักษาความปลอดภัยของบัญชีผู้ใช้และอีเมล
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณจะผูกอยู่กับตัวตนของคุณผ่านบัญชีผู้ใช้และอีเมล ดังนั้น การรักษาความปลอดภัยของช่องทางเหล่านี้จึงสำคัญอย่างยิ่ง เปรียบเสมือนการเก็บรักษาตราประทับของบริษัท ควรตั้งรหัสผ่านที่คาดเดาได้ยาก, ไม่ใช้รหัสผ่านซ้ำกับบริการอื่น และเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน (2FA) หากแพลตฟอร์มมีให้ใช้งาน เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นสวมรอยเข้ามาลงนามแทนคุณ
3. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนลงนามเสมอ
ความเร็วและความสะดวกอาจทำให้เราละเลยการตรวจสอบ ก่อนที่คุณจะวาง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ลงบนเอกสารใดๆ ก็ตาม ควรอ่านและทบทวนเนื้อหาทั้งหมดอย่างละเอียดถี่ถ้วนอีกครั้ง เช่นเดียวกับการเซ็นเอกสารกระดาษ เพื่อให้แน่ใจว่าข้อความและข้อตกลงทั้งหมดนั้นถูกต้องตรงตามเจตนาของคุณจริง ๆ
4. ทำความเข้าใจประเภทของลายเซ็นที่เหมาะสมกับเอกสาร
อย่างที่กล่าวไปข้างต้น ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ มีหลายระดับความน่าเชื่อถือ การเลือกใช้ให้ถูกต้องกับประเภทของเอกสารจึงเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารนั้นมีผลผูกพันทางกฎหมายและใช้อ้างอิงได้จริง
สำหรับเอกสารธุรกิจทั่วไป : เช่น ใบเสนอราคา, ใบสั่งซื้อ, ใบกำกับภาษี หรือเอกสารอนุมัติภายในองค์กร สามารถใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทั่วไปจากแพลตฟอร์มที่น่าเชื่อถือได้ ซึ่งมีระบบบันทึก Audit Trail เพื่อยืนยันการลงนามก็เพียงพอแล้ว
สำหรับสัญญาหรือธุรกรรมที่มีความเสี่ยงสูง : เช่น สัญญาเงินกู้, สัญญาเช่าซื้อ, หรือข้อตกลงที่มีมูลค่าสูง ซึ่งมีความเสี่ยงหากเกิดการผิดนัดหรือละเมิดสัญญา การยืนยันตัวตนของผู้ลงนาม (Identity Verification) คือหัวใจสำคัญ ในกรณีนี้ อาจจำเป็นต้องใช้ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่มีการพิสูจน์ตัวตนขั้นสูงร่วมด้วย เช่น การทำ e-KYC ที่มีการเปรียบเทียบใบหน้า (Face Compare) พร้อมตรวจสอบการเคลื่อนไหว (Liveness Check) เทียบกับบัตรประชาชน เพื่อเพิ่มระดับความปลอดภัยและสร้างหลักฐานการยืนยันตัวตนที่รัดกุมที่สุด
สำหรับเอกสารที่กฎหมายกำหนดเป็นการเฉพาะ: เอกสารบางประเภทมีข้อกำหนดทางกฎหมายที่ชัดเจนว่าต้องใช้ลายเซ็นรูปแบบใด ตัวอย่างที่สำคัญคือเอกสารในระบบ e-Tax ของกรมสรรพากร ที่จำเป็นต้องใช้ "ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" ซึ่งต้องออกโดยผู้ให้บริการใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (CA - Certificate Authority) ที่ได้รับการรับรองเท่านั้น เพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของภาครัฐโดยเฉพาะ
5. เก็บรักษาหลักฐานการลงนาม (Audit Trail)
แพลตฟอร์ม ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ที่ดีจะไม่ได้ให้แค่ไฟล์เอกสารที่เซ็นแล้วกลับมา แต่จะแนบหลักฐานสำคัญที่เรียกว่า "Audit Trail" หรือ "Certificate of Completion" มาด้วย ซึ่งเป็นบันทึกทางดิจิทัลที่ระบุว่า ใคร, ทำอะไร, ที่ไหน (IP Address), และเมื่อไหร่ ควรเก็บไฟล์หลักฐานนี้ไว้คู่กับเอกสารที่ลงนามเสมอ เพื่อเป็นหลักฐานหากเกิดข้อพิพาทขึ้นในอนาคต

 

เริ่มเซ็นเอกสารด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ใน 5 นาทีด้วย i-BOX Doc2Sign
ตอนนี้คุณคงเข้าใจแล้วว่า ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ คือปัจจัยสำคัญของการสร้างความน่าเชื่อถือให้ธุรกิจและมีผลทางกฎหมาย แต่การจะเริ่มต้นใช้งานจริง คุณต้องการแพลตฟอร์มที่ใช้งานง่าย, ปลอดภัย และน่าเชื่อถือ ซึ่งทั้งหมดนี้รวมอยู่ใน i-BOX Doc2Sign


i-BOX Doc2Sign คือระบบลงนามเอกสารและสัญญาออนไลน์ ที่จะเปลี่ยนกระบวนการที่เคยใช้เวลาเป็นวันให้จบลงได้ภายใน 5 นาที เราออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาของธุรกิจไทยโดยเฉพาะ โดยขั้นตอนที่ง่ายและสะดวกกับธุรกิจทุกประเภท
รวดเร็วและง่ายดาย : เพียงอัปโหลดเอกสาร, ระบุผู้ลงนาม, และส่ง ทุกขั้นตอนจบในแพลตฟอร์มเดียว
ปลอดภัยและถูกกฎหมาย : ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ ทุกอันที่สร้างผ่าน i-BOX เป็นไปตามข้อกำหนดของ พ.ร.บ. ธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมมีบันทึกการตรวจสอบ (Audit Trail) ทุกขั้นตอน
ติดตามสถานะของเอกสารได้ : รู้ได้ทันทีว่าใครเปิดอ่าน, ใครเซ็นเอกสารแล้ว และใครยังไม่เซ็น ไม่ต้องคอยโทรตามให้เสียเวลา
ช่วยธุรกิจประหยัดต้นทุน : ลดค่าใช้จ่ายด้านกระดาษ, การพิมพ์, และการจัดส่งเอกสารได้อย่างมหาศาล
ช่วยเพิ่มยอดจขายให้กับธุรกิจ : ปิดการขายได้เร็วขึ้นเพราะไม่ต้องรอเอกสารนาน ลูกค้าสามารถเซ็นสัญญาได้ทันทีจากทุกที่ทุกเวลา ลดโอกาสที่ดีลจะหลุด และทำให้ทีมขายเดินหน้าต่อยอดลูกค้าใหม่ได้รวดเร็วกว่าเดิม

อย่าให้การรอเซ็นเอกสารมาขัดขวางการเติบโตของธุรกิจคุณอีกต่อไป ยกระดับการทำสัญญาและอนุมัติเอกสารของคุณให้เป็นดิจิทัลเต็มรูปแบบ


ทดลองใช้งาน หรือดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโซลูชัน i-BOX Doc2Sign ได้ที่ https://www.i-box.app/doc2sign-e-signature