ใบกำกับภาษีคืออะไร? สอนวิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง

ใบกำกับภาษีคืออะไร? สอนวิธีออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง

สำหรับผู้ประกอบการที่ประกอบธุรกิจอยู่บนโลกธุรกิจสมัยใหม่ การจัดการเอกสารนับเป็นความท้าทายในทุกๆ วัน แต่ท่ามกลางเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล คงไม่มีเอกสารใดที่จะมีความสำคัญต่อระบบภาษีของประเทศมากไปกว่า ใบกำกับภาษี 


เพราะการออกใบกำกับภาษีไม่ได้เป็นเพียงหลักฐานการซื้อขายทั่วไป แต่คือเครื่องมือทางกฎหมายที่ขับเคลื่อนระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ดังนั้นการทำความเข้าใจขั้นตอนการออกใบกำกับภาษีที่ถูกต้อง จึงไม่ใช่แค่เรื่องของการทำตามกฎหมาย แต่เป็นกุญแจสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจดำเนินไปอย่างราบรื่น และป้องกันปัญหาที่อาจตามมากับกรมสรรพากร บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจในทุกเรื่องเกี่ยวกับใบกำกับภาษีเพื่อสร้างความมั่นใจในการจัดการเอกสารสำคัญฉบับนี้

ใบกำกับภาษี คืออะไร ? 
ใบกำกับภาษี คือ เอกสารหลักฐานสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มีหน้าที่ต้องจัดทำและส่งมอบให้กับผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการทุกครั้งที่มีการซื้อขายเกิดขึ้น แม้ว่าหลายคนอาจจะคุ้นเคยกับคำว่า Tax Invoice หรือมองว่าเป็นเพียงใบเสร็จรูปแบบหนึ่ง แต่ในเชิงธุรกิจและกฎหมายแล้ว เอกสารนี้มีความสำคัญลึกซึ้งกว่านั้นมาก เพราะใบกำกับภาษี คือหลักฐานอย่างเป็นทางการที่ใช้แสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และแจกแจงจำนวน "ภาษีมูลค่าเพิ่ม" ที่ผู้ขายได้เรียกเก็บจากผู้ซื้อในธุรกรรมนั้น ๆ


โดยบทบาทของใบกำกับภาษีมีความสำคัญสองด้านเสมอ สำหรับ ผู้ขาย ใบกำกับภาษีคือหลักฐานในการรวบรวม "ภาษีขาย" เพื่อนำส่งให้แก่กรมสรรพากรตามรอบระยะเวลาที่กำหนด ในขณะที่อีกด้านหนึ่งสำหรับ ผู้ซื้อ (หากเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT เช่นกัน) ใบกำกับภาษีฉบับเดียวกันนี้จะกลายเป็นหลักฐานในการใช้สิทธิ์ "ภาษีซื้อ" เพื่อนำไปหักลบออกจากภาษีขายของตนเอง หรือขอคืนภาษีในภายหลังได้

ใครบ้างที่มีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษี?

ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่จะสามารถออกใบกำกับภาษีได้ กฎหมายได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนว่าใครคือผู้ที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบนี้ เพื่อให้ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นไปอย่างมีระเบียบ


โดยผู้ที่มีหน้าที่ตามกฎหมายในการออก ใบกำกับภาษี คือ "ผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม" เท่านั้น โดยเงื่อนไขหลักคือธุรกิจนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล มีรายรับจากการขายสินค้าหรือให้บริการที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม เกินกว่า 1.8 ล้านบาทต่อปี 


เมื่อมีรายรับเกินเกณฑ์ที่กำหนด ผู้ประกอบการมีหน้าที่ต้องยื่นคำขอจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.01) และหลังจากได้รับการอนุมัติแล้ว ก็จะต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่มีการซื้อขายเกิดขึ้น ส่วนธุรกิจที่มีรายรับไม่ถึงเกณฑ์และไม่ได้จดทะเบียน VAT จะไม่สามารถออกเอกสารนี้ได้ ทำได้เพียงออก "ใบเสร็จรับเงิน" ทั่วไปเท่านั้น

ประเภทของใบกำกับภาษี มีอะไรบ้าง ?

เพื่อให้สามารถเลือกใช้เอกสารได้ถูกต้องเหมาะสมกับรูปแบบของธุรกิจและลักษณะของลูกค้า กรมสรรพากรได้แบ่งประเภทของใบกำกับภาษีออกเป็นรูปแบบต่างๆ ที่ผู้ประกอบการจำเป็นต้องรู้จัก


ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป (Full Tax Invoice)
นี่คือรูปแบบมาตรฐานและเป็นทางการที่สุดของใบกำกับภาษี มีข้อบังคับให้ต้องระบุสาระสำคัญครบถ้วนทั้งฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อ มักใช้ในการทำธุรกรรมระหว่างผู้ประกอบการด้วยกัน (B2B) เนื่องจากผู้ซื้อต้องการเอกสารฉบับสมบูรณ์นี้เพื่อนำไปใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อออกจากภาษีขายของกิจการตนเอง ซึ่งเป็นสิทธิประโยชน์ที่สำคัญในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม

[H3] ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Abbreviated Tax Invoice)


สำหรับผู้ประกอบการที่ทำธุรกิจค้าปลีกหรือให้บริการรายย่อยแก่ลูกค้าจำนวนมาก เช่น ร้านสะดวกซื้อ ร้านอาหาร หรือห้างสรรพสินค้า สามารถออกใบกำกับภาษีอย่างย่อได้ เอกสารรูปแบบนี้จะมีรายการน้อยกว่าแบบเต็มรูป ไม่จำเป็นต้องระบุชื่อและข้อมูลของผู้ซื้อ เพื่อความรวดเร็วในการให้บริการ แต่ผู้ซื้อจะไม่สามารถนำใบกำกับภาษีอย่างย่อไปใช้หักภาษีซื้อได้ ยกเว้นการใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายของกิจการ


ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoice)
เป็นการปรับเปลี่ยนรูปแบบของใบกำกับภาษีจากกระดาษมาอยู่ในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งตอบโจทย์โลกธุรกิจยุคดิจิทัล ซึ่ง e-Tax คือระบบที่กรมสรรพากรพัฒนาขึ้นเพื่อรองรับการจัดทำและนำส่งข้อมูลภาษีแบบออนไลน์ ซึ่งใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ก็เป็นส่วนหนึ่งในนั้น โดยเอกสาร e-Tax Invoice ที่สมบูรณ์ตามกฎหมาย จะต้องมีการลง ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) เพื่อยืนยันความถูกต้องของข้อมูลและตัวตนของผู้ออกเอกสาร ซึ่งช่วยลดต้นทุน ลดการใช้กระดาษ และเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารได้เป็นอย่างดี 


สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบนี้อย่างมั่นใจ ด้วยบริการ e-Tax Invoice จาก i-BOX  by NETbay คือคำตอบที่ใช่ ด้วยระบบที่ช่วยจัดทำ ส่งมอบ และจัดเก็บเอกสารได้ครบวงจร สามารถนำส่งข้อมูลถึงกรมสรรพากรได้โดยตรงผ่าน Service Provider ช่วยลดขั้นตอน ลดต้นทุน และรับประกันว่าเอกสารทุกฉบับถูกต้องตามมาตรฐานกฎหมาย 100%


ศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ : e-Tax Invoice จาก i-BOX  by NETbay



วิธีออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้ถูกต้อง ต้องทำอย่างไรบ้าง ? 
ความถูกต้องของข้อมูลในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปเป็นเรื่องที่สำคัญอย่างยิ่ง เพราะหากมีข้อผิดพลาดแม้เพียงเล็กน้อย อาจส่งผลให้ใบกำกับภาษีฉบับนั้นไม่สามารถนำไปใช้ในทางภาษีได้เลย โดยต้องประกอบด้วย 8 ขั้นตอน ดังนี้


ระบุคำว่า "ใบกำกับภาษี" ที่มองเห็นได้ชัดเจนบนเอกสาร
ชื่อ, ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลักของผู้ขาย (ผู้ออก)
ชื่อ, ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 13 หลักของผู้ซื้อ
หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) ซึ่งต้องรันลำดับต่อเนื่องกันไป
ชื่อ, ชนิด, ประเภท, ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ ต้องระบุให้ชัดเจนเพื่อให้สามารถเข้าใจได้ว่าเป็นการซื้อขายอะไร
จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT 7%) ที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ โดยต้องแยกแสดงยอดภาษีออกจากราคาสินค้าอย่างชัดเจน
วัน, เดือน, ปี ที่ออกใบกำกับภาษี ซึ่งถือเป็นวันที่ความรับผิดทางภาษีเกิดขึ้น
ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด (ถ้ามี)

ข้อควรรู้ก่อนออกใบกำกับภาษีและขอใบกำกับภาษี
สำหรับคำถามยอดนิยมอย่างการออก ใบกำกับภาษี บุคคลธรรมดา หรือเมื่อลูกค้าที่เป็นคนทั่วไป ขอใบกำกับภาษี เพื่อใช้ในโครงการลดหย่อนภาษีต่าง ๆ ซึ่งผู้ขายมีหน้าที่ต้องออกให้ โดยข้อมูลฝั่งผู้ซื้อที่ต้องระบุให้ถูกต้องคือ



ชื่อ-นามสกุล ของผู้ซื้อ
ที่อยู่ ตามที่ปรากฏในบัตรประชาชน
เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ให้ใช้ "เลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก" ของผู้ซื้อ

กรณีออกใบกำกับภาษีเป็นภาษาอังกฤษ (Tax Invoice in English)
ในยุคที่ธุรกิจมีการค้าขายกับต่างประเทศ การออก ใบกำกับภาษี ภาษาอังกฤษ สามารถทำได้ โดยกรมสรรพากรอนุโลมให้จัดทำเป็นภาษาอังกฤษได้ แต่สาระสำคัญทั้งหมดจะต้องครบถ้วนตามที่กฎหมายไทยกำหนดไว้ทั้ง 8 ข้อข้างต้น เพื่อให้สามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้อย่างสมบูรณ์

สรุปทั้งหมดเกี่ยวกับใบกำกับภาษี เอกสารสำคัญที่บริษัทต้องให้ความสำคัญ
การทำความเข้าใจเรื่อง ใบกำกับภาษี อย่างลึกซึ้ง ตั้งแต่ความหมาย ประเภท ไปจนถึงวิธีการออกที่ถูกต้องในทุกกรณีศึกษา คือทักษะพื้นฐานที่จำเป็นสำหรับผู้ประกอบการในยุคปัจจุบัน การใส่ใจในรายละเอียดของเอกสารสำคัญฉบับนี้ไม่เพียงแต่จะช่วยให้ธุรกิจของคุณปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง แต่ยังสร้างความน่าเชื่อถือในสายตาของลูกค้าและคู่ค้า ซึ่งเป็นรากฐานสำคัญของการเติบโตทางธุรกิจที่ยั่งยืน


คำถามที่พบบ่อย (FAQ) เกี่ยวกับใบกำกับภาษี (Invoice) ที่คุณต้องรู้ 
1. ร้านค้าของฉันรายได้ยังไม่ถึง 1.8 ล้านบาทต่อปี สามารถออกใบกำกับภาษีได้หรือไม่?
ไม่ได้ครับ ผู้ที่จะออกใบกำกับภาษีได้ต้องเป็นผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วเท่านั้น หากยังไม่ได้จดทะเบียนจะสามารถออกได้เพียง "ใบเสร็จรับเงิน" ทั่วไปครับ
2. หากลูกค้าเป็นบุคคลธรรมดา จะใช้เลขอะไรเป็นเลขประจำตัวผู้เสียภาษี?
ให้ใช้ "เลขประจำตัวประชาชน 13 หลัก" ของลูกค้าบุคคลนั้น ๆ ในการระบุในใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ควบคู่ไปกับชื่อ-นามสกุล และที่อยู่ให้ถูกต้องครบถ้วน
3. ใบกำกับภาษีอย่างย่อ สามารถนำไปใช้หักภาษีซื้อได้หรือไม่?
ไม่สามารถใช้ในการหักภาษีได้ เพราะใบกำกับภาษีอย่างย่อมุ่งเน้นความรวดเร็วสำหรับธุรกิจค้าปลีก ผู้ซื้อจึงไม่สามารถนำไปใช้หักภาษีซื้อ (VAT) ได้ ทำได้เพียงใช้เป็นหลักฐานรายจ่ายของกิจการเท่านั้น
4. ถ้าข้อมูลในใบกำกับภาษีผิดพลาด จะต้องทำอย่างไร?
ผู้ออกเอกสารต้องทำการยกเลิกใบกำกับภาษีฉบับเดิม แล้วออกใบใหม่ที่ถูกต้อง หรืออาจใช้วิธีออก "ใบลดหนี้" หรือ "ใบเพิ่มหนี้" เพื่อปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องตามกรณีไป
5. ธุรกิจจำเป็นต้องเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice ทันทีเลยหรือไม่?
ในการเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice ปัจจุบันยังไม่เป็นภาคบังคับ แต่กรมสรรพากรมีการส่งเสริมเป็นอย่างมาก เพราะการเปลี่ยนมาใช้ e-Tax Invoice จะช่วยลดต้นทุน ลดความผิดพลาด และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในระยะยาวให้ธุรกิจของคุณ